Оформление машинописной страницы.

В процессе работы машинописная страница заполняется текстовым, цифровым или смешанным текстом, к оформлению которого предъявляются определенные требования.

Текстовой или цифровой материал со всех сторон ограничивается свободным пространством – полями. Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее (равные по величине), левое (начальное) и правое (конечное). В основном они предназначены для предохранения текста от износа в процессе работы с документом, но в то же время имеют и утилитарное назначение, например: левое поле предназначено для подшивки работ в скоросшиватель, для переплета рукописи. На верхнем и нижнем проставляют соответствующие делопроизводственные пометки.

Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, характера работы и ее назначения. Эти размеры можно измерять в сантиметрах или миллиметрах, но при работе на пишущей машине величины полей удобнее измерять в интервалах и ударах (печатных знаках).

Размер левого поля должен составлять 35 мм, или 13 печатных знаков, правого – 8 мм, или 3 – 4 печатных знака. Верхнее – от среза листа до первой строки текста – 20 мм; нижнее – от последней строки текста до нижнего среза листа – для формата А4 составляет не менее 19 мм, для формата А5 – 16 мм.

Формат бумаги А4 (210 на 297) в переводе на печатные знаки и интервалы имеет следующие параметры: слева направо 80 печатных знаков, т.е. ударов по клавишам, сверху вниз 68 – 70 интервалов (один интервал – 4,25 мм).

Формат А5 (148 на 210 мм) включает от левого до правого края бумаги 80 ударов, сверху вниз – 34 – 35 интервалов.

Приступая к работе на пишущей машине, рекомендуется отметить карандашом нижнее поле, чтобы вовремя завершить работу. Левое и правое поля ограничить полеустановителями. Все строки машинописной работы должны начинаться на одном уровне. Левый полеустановитель ограничивает продвижение каретки вправо при переводе на новую строку. В конце строка ограничивается правым полеустановителем и заканчивается за 8 мм, или 3 – 4 удара, от правого среза бумаги.

Оформление правого поля выполняется по звонку. За 2 – 3 удара до поля подается звуковой сигнал, предупреждающий машинистку о подходе к концу строки, а на уровне поля клавиатура блокируется.

Правое поле в машинописных работах не получается таким же ровным, как левое, т.к. в конце строк могут быть переносы, а чтобы их сделать правильно, иногда приходится заходить за условную вертикаль правого поля или не доходить до нее. Отклонение от этой вертикали не должно составлять более 2 – 3 ударов.