С чего начать внедрение системы для управления проектами в организации.

Отметим, что спрашивая о том как внедрить систему для управления проектами в организации, клиент часто подразумевает вопрос о том как избежать неудачи при внедрении системы. Этот вопрос вполне естественен, когда он исходит от сотрудников организации, в которой подобные системы никогда раньше не использовались. Причем, среди новичков можно выделить руководителей, которые уже имеют опыт планирования проектов с использованием бумажных форм и желают автоматизировать эти процедуры. Другие же, под воздействием рекламы продавцов программного обеспечения для управления проектами, только начинают задумываться об автоматизации процессов управления на основе проектного подхода. Однако, по мере распространения систем для управления проектами в России, мы все чаще стали сталкиваться с ситуацией, когда с данным вопросом к нам обращаются компании уже пытавшиеся внедрять системы для управления проектами (как правило, с ограниченным успехом). Иногда встречаются организации, которые испробовали несколько различных пакетов для управления проектами и не нашли среди них подходящего . Интересно, что на наши вопросы о причинах неудачи попытки использования того или иного пакета, подозрительно часто называются отсутствие или неподходящая реализация какой- либо функции в системе. Однако, несколько простых вопросов о критериях, использованных для выбора пакета, и просьба показать план задач по внедрению системы в организации выявляют другие причины неудачи. Руководители хотели найти программу, которая сама бы внедрилась и заработала в их организации. Практически во всех случаях какого-либо плана по внедрению системы просто не существовало. Здесь уместно вспомнить классическую историю о сапожнике без сапог. Покупая систему для планирования и управления проектами, руководители забывают, что внедрение системы, которая подразумевает некоторое (иногда значительное) изменение процессов управления в организации, также требует системного подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль за их осуществлением. Иными словами, начать освоение системы управления проектами в организации лучше всего с разработки плана работ по внедрению системы. Разработанный план внедрения не должен ограничиваться лишь установкой программного обеспечения в организации и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность. Состав и содержание задач, решаемых в рамках подобного проекта, могут составить тему отдельного разговора. Здесь же мне хотелось бы остановиться лишь на некоторых общих моментах планирования подобных проектов. Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем. -Цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме. -Планирование ввода в эксплуатацию всех функций пакета управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети и баз данных клиент-сервер), а реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом. -Планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно отдел за отделом. Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующие: