Концепции внедрения автоматизированной системы

Внедрение системы автоматизации управления финансами, как и других, производится по обычной схеме:

· проводится предпроектное обследование;

· формируется проект автоматизации;

· производится установка и настройка системы;

· проводится обучение пользователей;

· проходит опытная эксплуатация системы;

· производится сдача в промышленную эксплуатацию.

Подробное описание этих этапов выходит за рамки этого документа, здесь же приводятся особенности и дополнительные требования к их проведению применительно к управлению финансами.

Предпроектное обследование

1. Выявление финансовой структуры организации: юридические лица со своими расчетными счетами; подразделения, являющиеся центрами прибыли (сбытовые) или центрами затрат (функц.службы); выделенные направления или проекты (строительство филиала, организация сети розничной торговли и т.п.).

2. Обследование бизнес-процессов: текущего финансового планирования, управления задолженностью (расчетами), управления платежами.

3. Изучение связей с взаимодействующими бизнес-процессами: экономического планирования, бухгалтерского учета, управления реализацией и закупками.

4. Выявление схем и средств платежей (взаимозачеты, векселя, централизованная оплата,…).

5. Изучение структуры финансового учета – статьи доходов и расходов, дополнительные разрезы (по центрам финансового учета, группам продукции, источникам финансирования и т.п.), степень согласованности финансовых показателей с бухгалтерской аналитикой и коммерческой отчетностью.

6. Изучение календарного регламента текущего и оперативного финансового планирования.

7. Обследование документооборота: форм и регламента обработки первичных документов (заявки, сметы, распоряжения, уведомления) и отчетности (планы и отчеты об их исполнении).

8. Изучение состояния автоматизации управления финансами и взаимодействующих областей: перечня программ и автоматизируемых ими функций, возможностей обмена данными, парка технических средств, основных характеристик сети, используемых операционных систем, СУБД, средств разработки, офисного и коммуникационного ПО.

9. Формирование предложений по автоматизации: перехода на автоматизированную систему управления финансами (автономной или в составе комплексной информационной системы), налаживания обмена данными с взаимодействующими системами, проведения проектных и иных работ.

Проектные работы

1. Унификация и кодификация показателей финансовой и взаимодействующих служб (бухгалтерии, ПЭО, коммерческой службы) – центров учета, статей доходов и расходов, проч.

2. Выявление необходимых доработок системы автоматизации управления финансами (в том числе, по обмену данными с взаимодействующими системами), формирование и согласование Технического задания на доработки, согласование форматов и процедур обмена данными с взаимодействующими системами, проектирование и реализация доработок.

3. Описание бизнес-процессов управления финансами в автоматизированной системе, формирование календарного регламента текущего и оперативного планирования.

4. Разнесение бизнес-процессов по конкретным рабочим местам пользователей и создание инструкций по рабочим местам.

5. Согласование форм выходных машинных документов с учетом возможностей системы и потребностей пользователей; их проектирование и реализация средствами генератора отчетов.

6. Определение этапности внедрения системы: очередности перевода бизнес-процессов на автоматизированную систему, отказа от дублирования прежней системой управления финансами.

Установка и настройка системы

1. Установка системы на рабочих местах и создание базы данных системы.

2. Первоначальное заполнение словарей системы.

3. Настройка форм выходных документов на содержание словарей.

4. Первоначальный перенос (конвертация) данных из прежней системы управления финансами.

5. Проверка функционирования обмена данными с взаимодействующими системами.

Обучение пользователей

1. Объяснение соответствия используемых в системе терминов и понятий терминам предметной области.

2. Обучение автономному использованию отдельных элементов и свойств системы.

3. Обучение последовательности выполнения бизнес-процессов в системе и приемам коллективной работы.

Опытная эксплуатация

1. Параллельное выполнение бизнес-процессов в системе автоматизации и прежней системе управления финансами со сравнением результирующих данных.

2. Выявление ошибок функционирования и неудобств использования системы, выполнение необходимых доработок системы