Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.

Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2.

Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3.

Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6.

Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

- применения средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.

Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3.

Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4.

Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5.

Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

2.6.

Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут­ ствия инспектора по персоналу).

2.7.

Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.8.

Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

3.1.

Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан­ сово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2.

Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3.

Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4.

Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5.

Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо­ ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6.

Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком­ мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку­ щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

3.7.

Вести прием посетителей.

3.8.

Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель­ ности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; — оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9.

Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10.

Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.