Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) –

это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

1.2

.

Различают следующие виды документов:

- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы, указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

1.3.

в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Среди функций документа выделяются общие и специфические.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

- информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)

- социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)

- камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)

- культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций).

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

- управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей управления)

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)

- функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

1.3.

Системы документации –

совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Организация работы с документами –

предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения –

это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их создания исполнения или отправки.

В целях рациональные организации документа оборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

Документопоток –

совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Система хранения документов –

это совокупность средств, способов и приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование в текущей деятельности учреждения.

1.4.

При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные об организации

08 – наименование вида документа

09 – дата документа

10 – регистрационный номер документа

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 – место составления или издания документа

13 – гриф ограничения доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения документа

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличии приложения