Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов

Пример: Приложение 1

К приказу директора ОАО «ЭРА»

От 01.04.2001 №12

21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

Пример: СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись ее расшифровка

18.09.01

23. – визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.

Пример: Юрист консулат

Подпись ее расшифровка

18.09.2001

24. – печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. – отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.

Пример: Верно

Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка

18.09.2001

Для замирения более важных документов расставляется печать.

26. – отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

27. – отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

28. – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

29. – отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».

1. - на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.

2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.

4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».

5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».

6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа.

Бланки документов.

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации.

Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на доту и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.