Общие подходы к автоматизации управления финансами

1. Автоматизация управления финансами обычно начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы, например, MS Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам и другие.

2. В то же время существует ряд серьезных ограничений в использовании этого инструмента:

· сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в разных разрезах;

· невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования;

· переход к следующему периоду планирования влечет копирование и донастройку всего комплекса плановых форм;

· затруднено использование кодификаторов (словарей) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

· крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.

В целом, реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат таблиц, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.

3. Альтернативным способом является использование специализированного программного продукта:

· основанного на хранении данных в стандартных СУБД и их общем использовании;

· в котором реализован стандартный набор типовых бизнес-процессов управления финансами (текущее планирование, оперативное управление платежами);

· который может быть интегрирован по данным с системой управления логистикой (продажами и закупками) для реализации еще одного бизнес-процесса – управдения задолженностью;

· который имеет развитые средства настройки типовых бизнес-процессов на особенности конкретных заказчиков.

4. Учитывая взаимосвязи управления финансами с другими бизнес-процессами, а также существующую специализацию программных продуктов, целесообразно:

· в составе модуля управления финансами реализовать текущее финансовое планирование, оперативное планирование и управление платежами;

· используя данные другого программного продукта (или продуктов) – управления продажами и управления закупками, реализовать в модуле управления финансами управление обязательствами предприятия;

· финансовый анализ реализовать либо стыковкой с отдельной программой финансового анализа, либо предоставлением пользователю использования хранимых в базе плановых и фактических финансовых показателей в универсальном средстве расчетов и отчетности типа MS Excel.

Подходы к автоматизации отдельных функций и бизнес-процессов

Текущее финансовое планирование

1. Текущее финансовое планирование оперирует большим количеством финансовых показателей (сумм доходов/расходов, платежей/поступлений, видов запасов/внеоборотных активов и т.п.) в разрезе по статьям, центрам финансового учета, плановым периодам, например: доходы от реализации продукции фирменным магазином в 1 квартале, расходы по заработной плате аппарата управления в январе. Анализ показывает, что любой финансовый показатель можно представить в виде:

· набора характеристик – статья, центр финансового учета, период планирования и др.;

· и значения – планируемой суммы по этим статье, центру и за этот период.