Общие подходы к автоматизации управления финансами

3. Часть записей Журнала платежей может быть непосредственно использована в Платежном календаре, другая часть требует подтверждения заявками. Заявки регистрируются в учетном регистре «Заявки на платежи», а конкретные суммы и даты платежей (спецификация заявки) регистрируется в виде тех же записей Журнала платежей, отличаясь от подтверждаемых записей своим состоянием.

(Схема 9) Схема взаимосвязей дублирующих полей и Заявок

4. Платежный календарь, представляющий собой расписанные по дням месяца суммы поступлений и платежей с рассчитанными по дням остатками денежных средств, удобно вести в виде специализированной интерактивной оборотной ведомости: «дата-поступления-платежи-остаток». Для выполнения оптимизации и перепланирования можно раскрывать суммы поступлений и платежей за день в виде списка отдельных записей оплаты, изменять их даты, средства платежа, разделять на несколько частичных платежей; все изменения тут же отрабатываются в Платежном календаре с пересчетом остатков.

5. Оперативный учет фактических платежей производится путем разноски банковской выписки в Журнале платежей; при этом производится перерасчет остатков в Платежном календаре, что позволяет контролировать ликвидность и оптимизировать дальнейшие платежи. Одновременно фактические платежи становятся доступными в окне «Планирование обязательств» для контроля исполнения Плана движения задолженности.

Анализ выполнения планов, финансовый анализ

1. Анализ выполнения планов текущего планирования выполняется теми же средствами, что и само текущее планирование: факт вводится вручную или из взаимодействующих систем в виде финансовых показателей; в формах планов заводятся дополнительные формы отчетов, в которых суммируются фактические финансовые показатели, сравниваются с плановыми, рассчитываются отклонения и проценты выполнения.

2. Финансовый анализ, представляющий собой выполнение определенных расчетов над финансовыми показателями, может быть выполнен в Excel или специализированной программе; доступ к финансовым показателям из Excel удобно организовать с помощью предметно-ориентированных функций, возвращающих сумму финансовых показателей, отобранных по заданным в аргументах функции условиям отбора.

Взаимодействие с другими системами автоматизации

1. Функция управления финансами на этапе текущего планирования нуждается в данных экономического планирования (план продаж, смета затрат и т.п.) и бухгалтерского учета (остатки и факт предыдущих месяцев); в процессе управления задолженностью – в данных управления торговлей (отгрузка и поступление по договорам), а при оперативном управлении платежами сама формирует информацию для бухгалтерии (разрешения на производство платежей). Поэтому и система автоматизации управления финансами должна взаимодействовать по указанным направлениям с соответствующими программами бухгалтерского учета, экономического (технико-экономического) планирования и управления торговлей (продажами и закупками).

2. Получение данных бухгалтерского учета для текущего финансового планирования организуется двумя способами:

· выгрузка из бухгалтерской программы файла унифицированного формата, содержащего остатки и обороты по счетам за определенный период, и формирование на его основе фактических финансовых показателей с помощью справочника правил преобразования бухгалтерских характеристик (дебет – кредит - аналитика) в финансовые (центр финансового учета - статья доходов и расходов);