Основные задачи автоматизации финансово-экономического управления.
Ювелирная группа «Адамас» включает в себя несколько юридических лиц. Управление финансами в группе централизовано; оно осуществляется Финансово-экономическим управлением, возглавляемым Финансовым директором.
В процессе планирования и управления финансами Финансово-экономическое управление взаимодействует с другими функциональными службами: Управлением сбыта и отделами заказов, Директором и Главным инженером, Управлением учета и отчетности, а в части формирования смет расходов - с остальными структурными подразделениями.
В процессе обследования были выявлены следующие основные задачи, которые должны решаться при выполнении рассматриваемым организационным узлом своих функций. Задачи по автоматизации процессов финансового планирования приведены в таблице 8.1.1.
Таблица 8.1.1.
|
Наименование задачи |
|
1. Анализ текущей платежеспособности. 2. Анализ потребностей в финансовых ресурсах. 3. Ведение финансового планирования ювелирной группы в целом и по отдельным юридическим лицам, входящих в состав, в одном месте (централизованное - в едином информационном пространстве). 4. Контроль за финансовыми потоками. 5. Формирование смет затрат в разрезе ЦФУ с учетом установленных нормативов. 6. Формирование смет затрат в разрезе юридических лиц с учетом установленных нормативов. 7. Контроль на этапе планирования за использованием финансовых ресурсов с учетом установленных нормативов в разрезе Центров Финансового Учета (ЦФУ). 8. Контроль на этапе планирования за использованием финансовых ресурсов с учетом установленных нормативов в разрезе юридических лиц, входящих в состав. 9. Формирование перспективного плана доходов и расходов и по ювелирной группе в целом, и по отдельным юридическим лицам. 10. Формирование плана поступлений и платежей и по ювелирной группе в целом, и по отдельным юридическим лицам. 11. Финансовое планирование должно вестись по разработанному в компании комплекту утвержденных форм (см. Приложение № 4 настоящей документации и документ «Альбом первичных и отчетных документов»). 12. Планирование должно вестись, как в стоимостных, так и в натуральных (количественных) показателях, в двух единицах измерения (по весу и количеству изделий). 13. Должна быть возможность вести ряд плановых показателей, наряду с рублями, в условных единицах, с задаваемым пользователем курсом пересчета в рубли. |
Задачи по автоматизации процессов финансового учета приведены в таблице 8.1.2.
Таблица 8.1.2.
|
Наименование задачи |
|
1. Контроль за фактическим использованием финансовых ресурсов. 2. Автоматизация формирования финансовой отчетности установленной формы. 3. Представление информации, необходимой для сопоставления плановых и фактических показателей финансовых планов. Выявление отклонений. 4. Учет исполнения заключенных договоров. |
В последующих разделах приводится описание процессов финансового планирования и учета. Здесь следует отметить, что, на момент обследования процедуры финансового планирования были регламентированы, но не “обкатаны в реальной жизни”. Также на момент обследования процедуры оперативного финансового планирования и учета были слабо формализованы, что значительно осложнило постановку задачи автоматизации данных процедур. Исходя из этого, описываемые ниже процессы представляют собой регламентацию процедур финансового планирования и учета, сделанную с учетом необходимости выполнения данных процедур в будущей ИС.
Основные процессы финансового планирования.
В ходе решения задач финансового планирования в настоящее время выделяются следующие основные процессы, которые реализуются в соответствии с утвержденным регламентом:
1. Стратегическое планирование – скользящее, осуществляется на год вперед от текущего момента, с разбивкой на 4 квартала, а также с разбивкой ближайшего квартала по месяцам, в натуральных (количественных) показателях с их стоимостной оценкой. В ходе стратегического планирования формируются: