Автоматизация управления финансами, сущность и проблематика

Оперативный учет поступлений и платежей

1. Финансовой службой организуется собственный, отдельный от бухгалтерского, оперативный учет движения денежных средств: для оперативного управления платежами нужно текущие данные по остаткам денежных средств, независимо от их документального подтверждения. В зависимости от вида денежных средств, оперативный учет может быть организован следующим образом:

· для средств на счетах в банках: выписка банка первоначально обрабатывается Финансовой службой, после чего передается в Бухгалтерию; при этом собственные платежи могут учитываться в оперативном учете заранее, в момент выдачи распоряжения бухгалтерии об оплате (и потом подтверждаться по выписке банка);

· для наличных денежных средств в кассе бухгалтерии: Финансовая служба с определенной периодичностью может получать справку бухгалтерии о наличии и движении денег по кассе;

· для векселей и облигаций: в зависимости от места хранения (в Финансовой службе или бухгалтерии), Финансовая служба либо налаживает их оперативный учет, либо периодически получает справку бухгалтерии об их наличии и движении;

· для взаимозачетов: при достижении договоренности о взаимозачете с контрагентом Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о подготовке актов сверки взаимных расчетов и учитывает суммы зачета в своем оперативном учете.

2. Полученные данные о произошедшем движении денежных средств отрабатываются следующим образом:

· в Платежном календаре корректируются текущие остатки денежных средств;

· производится отработка исполнения плана платежей: фактические платежи разносятся по плановым (плановые платежи и поступления отмечаются как исполненные); в случае несоответствия плановой и фактической сумм платежа (частичная оплата), может быть сформировано новое плановое значение на остаток суммы (либо скорректировано старое);

· производится отработка исполнения обязательств для целей управления задолженностью: платежи и поступления (исключая авансы) разносятся по конкретным договорам или случаям возникновения задолженности, корректируя при этом состояние взаиморасчетов с контрагентами (эта работа выполняется или самой Финансовой службой, или ответственными распорядителями по своей номенклатуре договоров).

Оперативное управление платежами

1. Оперативное управление платежами заключается в уточнении перечня и сумм планируемых в Платежном календаре на очередные сутки платежей (с учетом скорректированных остатков денежных средств) и выдаче распоряжений в бухгалтерию на их выполнение.

2. В ряде случаев необходимые документы (банковские платежные поручения, накладные на передачу векселей) готовит непосредственно Финансовая служба, передавая их затем в бухгалтерию для исполнения.

3. При нехватке денежных средств из-за отклонения фактических остатков от плановых или производства неплановых перечислений часть запланированных платежей может быть перенесена на последующие дни.

Оперативное перепланирование платежного календаря

1. С началом планового периода и поступлением фактических данных о движении денежных средств Платежный календарь начинает подвергаться корректировке: уточняются остатки денежных средств на текущий день, отмечаются исполненными плановые платежи и пришедшие поступления, переносятся неисполненные платежи и непришедшие поступления.

2. Далее производится пересчет остатков на оставшиеся дни планового периода: к скорректированному остатку текущего дня прибавляются ожидаемые поступления и вычитаются уточненные платежи, с получившимся остатком следующего дня производят аналогичные операции и так далее.

3. Сформированный таким образом новый вариант Платежного календаря может оказаться несбалансированным (появятся дни с отрицательным остатком), что приведет к необходимости его оптимизации. Такое перепланирование Платежного календаря производится достаточно регулярно: Платежный календарь, в отличие от остальных планов, не существует в виде одного утвержденного варианта, это, скорее, постоянно корректируемый прогноз от текущего дня до конца планового периода.

Варианты и особенности оперативного планирования и управления платежами

В ряде случаев Финансовая служба не ведет и не владеет детальной информацией по ожидаемым поступлениям в разрезе конкретных договоров (мелкооптовая и розничная торговля, например). Однако есть статистические оценки по суммам поступлений за определенный период (день, неделю, декаду), с учетом сезонных изменений и распределения по дням периода (пик поступлений в конце недели и месяца, сжатие их в дни выплаты зарплаты и перечисления налогов, проч.). В этом случае вместо детального графика поступлений в Платежный календарь закладывают оценочные суммы в нужной разбивке – ежедневно или раз в неделю. Соответственно, не ведется разноска фактических поступлений по плановым, перенос непришедших плановых поступлений и т.п.