Автоматизация управления финансами, сущность и проблематика
· текущие фактические остатки денежных средств.
2. Какая-то часть этих данных может быть сразу включена в Платежный календарь (это, как правило, регулярные платежи и платежи, планируемые самой Финансовой службой, а также все планируемые поступления). Все остальные платежи требуют подтверждений, которые оформляются в виде Заявок на платежи. Заявки подаются по установленной форме и в соответствии с календарным регламентом ответственными распорядителями.
3. Финансовая служба проверяет соответствие заявки плану и включает ее в проект Платежного календаря. Заявки, превышающие лимиты по статье или непредусмотренные Планом движения задолженности, должны содержать обоснование и требуют разрешения Финансового директора.
4. Вместо заявок на платежи может использоваться комбинированный документ – заявка на расходы, совмещающий функции сметы расходов подразделения и заявки на платежи и содержащий, наряду с суммами расходов по статьям их детализацию по срокам оплаты и видам денежных средств. В этом случае документ используется и в текущем финансовом планировании, и в оперативном планировании платежей.
Первоначальное формирование и оптимизация платежного календаря
1. Платежный календарь составляется на определенный период планирования, этот период может совпадать с минимальным периодом текущего планирования (например, месяц) или быть меньше его (декада, неделя).
2. Для формирования платежного календаря сначала все отобранные платежи и поступления группируются по видам денежных средств и упорядочиваются по срокам исполнения – формируются графики платежей и поступлений.
3. Затем формируются ожидаемые остатки по видам денежных средств на начало планового периода: текущие остатки корректируются суммами ожидаемых до начала планового периода поступлениями и платежами.
4. Далее операция расчета остатков проводится последовательно для каждой даты графиков поступлений и платежей: остаток на дату равен остатку на предыдущую дату плюс сумма поступлений за день минус сумма платежей:
Платежный календарь
Дата |
Поступления |
Платежи |
Сальдо |
Остаток |
28.2 |
22045 | |||
1.3 |
2000 |
15000 |
-13000 |
9045 |
2.3 |
5000 |
15000 |
-10000 |
-955 |
3.3 |
18000 |
13000 |
5000 |
4045 |
… |
5. Сформированные в результате графики остатков денежных средств дают качественную картину состояния Платежного календаря: положительные значения удовлетворяют требованиям ликвидности, отрицательные свидетельствуют о нехватке денежных средств в конкретные дни.
6. Первоначальный вариант Платежного календаря, как правило, является несбалансированным: стремление приблизить сроки платежей и подстраховаться со сроками поступлений обычно приводит к нехватке денежных средств в начале месяца. Для оптимизации Платежного календаря (в первую очередь, для устранения дней с отрицательными остатками денежных средств) используют следующие приемы:
· перенос платежей на более поздние сроки (и, по согласованию с ответственным распорядителем, поступлений – на более ранние сроки);
· разбивка платежа на несколько частей с разными сроками исполнения;
· замена вида денежных средств платежа на другой, по которому отсутствует нехватка на рассматриваемую дату;
· отмена платежей с низким приоритетом (обязательностью) или перенос их на следующий период планирования;
· пополнение остатков одного вида денежных средств путем конвертации из денежных средств другого вида (с учетом сроков конвертации);
· покрытие недостатка собственных средств заемными (планирование получения кредитов, с учетом сроков их получения и появления дополнительных платежей по их возврату и расходов по выплате процентов).
7. Результирующий вариант Платежного календаря утверждается, Уточненные сроки и суммы платежей по заявкам доводятся до ответственных распорядителей.