Автоматизация управления финансами, сущность и проблематика

При планировании движения задолженности могут дополнительно учитываться сроки погашения – с общим делением сумм задолженности на текущую и просроченную или с детальной разбивкой просроченной задолженности по месяцам просрочки. Соответственно планирование погашения задолженности может выполняться как с первоочередным погашением просроченной задолженности, так и с погашением только текущих обязательств (например, по перечислению налогов в бюджет).

В случае расхождения с контрольными показателями производится оптимизация Плана движения задолженности:

недостижение контрольных показателей по доходам данными из действующих договоров должно быть покрыто новыми договорами;

превышение лимитов расходов должно быть устранено путем переноса сроков по договорам, отказа от отдельных из них или согласованной корректировкой лимитов одной статьи за счет другой (например, в закупках при потребности в материале 10 кг поставка осуществляется только цистернами; в этом случае оплата поставки осуществляется за счет других договоров или статей с последующей обратной компенсацией).

Контроль соответствия плану текущих документов по движению задолженности

Вновь заключаемые договоры и входящие счета к оплате визируются Финансовой службой, которая проверяет их на соответствие лимитам (с учетом ранее учтенных договоров). При превышении лимита договор или счет визируются с разрешения Финансового директора или в случае обоснования и утверждения увеличенного лимита (как правило, с компенсацией за счет другой статьи у того же ответственного распорядителя).

Кроме того, контролируются другие платежи, не связанные с договорами и счетами, например, оплата командировочных расходов. Обычно, это не отдельный процесс, а часть рассматриваемого далее бизнес-процесса оперативного планирования и управления платежами.

Оперативный учет обязательств предприятия

Учет обязательств предприятия параллельно осуществляется несколькими службами:

бухгалтерией – по документально подтвержденному факту и в бухгалтерской оценке (то есть, с определенными правилами признания задолженности, списания просроченной задолженности и проч.);

ответственными распорядителями – по своей номенклатуре договоров, в управленческой оценке, по факту и ближайшему оперативному плану (согласованные с контрагентами платежи и отгрузки);

Финансовой службой – в целом по предприятию, по факту и по плану, в управленческой оценке.

Поскольку данные бухгалтерского учета по ряду причин не могут быть актуальными (проводки не могут быть сделаны до получения подтверждающих документов или формируются по итогам месяца), Финансовая служба использует данные оперативного учета: собственного оперативного учета поступлений и платежей и оперативного учета отделов продаж и закупок (сбыта и снабжения) по отгрузке и поставкам.

1. Данные оперативного учета платежей всегда доступны Финансовой службе для непосредственного использования, а вот учет обязательств по отгрузке и поставкам может вестись несколькими способами:

· Финансовая служба учитывает визируемые ею документы (договоры, счета), как совершившееся возникновение (погашение) задолженности;

· Финансовая служба периодически получает от ответственных распорядителей справки по суммам реально осуществленных отгрузок / поставок;

· при наличии интегрированной системы автоматизации Финансовая служба получает непосредственный доступ к данным оперативного учета отгрузки и поставок в реальном времени.

2. Данные оперативного учета обязательств используются при контроле текущих документов (проверка соблюдения лимитов) и для анализа состояния фактической задолженности.

Мониторинг текущего и прогнозируемого состояния задолженности

1. В течение всего текущего периода производится контроль соблюдения Плана движения задолженности.

2. В случае серьезных неплановых изменений (наложение крупного штрафа, перенос будущих платежей на более ранний срок и т.п.) делается расчет текущего состояния задолженности и прогноз его изменения. Результаты анализируются, при значительном ухудшении текущего или прогнозируемого состояния пересматриваются утвержденные, но не исполненные движения обязательств, вырабатываются варианты компенсации и после утверждения изменения доводятся до ответственных распорядителей.

Варианты и особенности управления обязательствами

1. В ряде отраслей, связанных с оказанием непрерывных услуг (электро-, тепло-, водо- и газоснабжение, телефонные и другие телекоммуникационные услуги) вся проблематика управления задолженностью по основной деятельности возложена на специализированные отделы расчетов с потребителями, как правило, в составе бухгалтерии. Финансовая служба в этом случае контролирует все остальные статьи (расходов и прочих доходов).

2. В организациях с особо крупным и быстрым оборотом (торговля крупными партиями товара) существенным становится учет «цены денег» - стоимости использования заемных средств: каждый день просрочки погашения дебиторской задолженности приносит значительные убытки, а кредиторской – доход. Величины этих убытков и доходов планируются, нормируются и учитываются по фактическому исполнению.